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Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „ERPanda“ (nachfolgend „ERPanda“ oder „Dienst“) zwischen ConceptAgent – Kevin Cluse, Carl-Hölzle-Straße 3, 75179 Pforzheim (nachfolgend „Anbieter“) und dem Kunden.

(2) ERPanda richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB findet nicht statt. Der Kunde sichert bei Registrierung zu, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

(3) Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

(1) ERPanda ist eine cloudbasierte Unternehmenssoftware, die dem Kunden im Rahmen eines Mietmodells (Software as a Service) über das Internet zur Nutzung bereitgestellt wird. Kern von ERPanda ist die durchgängige Abwicklung des Geschäftsprozesses von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung. Ergänzend stellt der Anbieter je nach gebuchtem Paket eine Vielzahl weiterer Module und Zusatzfunktionen bereit, insbesondere Kontaktverwaltung, Projekte, Bestellungen, Plantafel, Zeiterfassung, eine App für Monteure sowie Buchhaltung (u. a. Einnahmenüberschussrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Anlagenverzeichnis/AfA und Verwaltung von Bank-Transaktionsdaten, siehe § 11). Für diese Zusatzfunktionen gilt Abs. 2. Weitere Zusatzfunktionen und -module befinden sich in Entwicklung und werden sukzessive ergänzt.

(2) Der Anbieter entwickelt ERPanda kontinuierlich weiter und ist berechtigt, die in Abs. 1 Satz 3 genannten sowie künftige Zusatzfunktionen und -module jederzeit anzupassen, zu erweitern oder einzuschränken. Beabsichtigt der Anbieter, eine bereits bereitgestellte Zusatzfunktion vollständig und dauerhaft aus der Software zu entfernen, kündigt er dies dem Kunden mindestens sechs Monate vor dem Wirksamwerden in Textform an. Innerhalb dieser Frist kann der Kunde ERPanda kündigen (§ 6) oder mit dem Anbieter eine gesonderte, ggf. kostenpflichtige Vereinbarung über den Fortbestand der betroffenen Funktion treffen; ein Anspruch des Kunden auf eine solche Vereinbarung besteht nicht. Der in Abs. 1 Satz 2 beschriebene Kernprozess (Angebot, Auftrag, Rechnung) ist von einer Entfernung nach diesem Absatz ausgenommen. Diese Ankündigungsfrist gilt nicht für die vorübergehende Nichtverfügbarkeit einzelner Funktionen wegen Fehlerbehebung oder Wartung (§ 8) sowie für Schnittstellen zu Systemen Dritter, für die Abs. 6 vorrangig gilt.

(3) Die Vergütung richtet sich nach der Anzahl der genutzten Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugänge sowie gebuchten Add-ons gemäß § 4.

(4) ERPanda befindet sich aktuell in der Testphase (Beta). In dieser Phase können sich Funktionsumfang, Verfügbarkeit und Bedienoberfläche kurzfristig ändern; eine uneingeschränkte Verfügbarkeit wird für die Testphase nicht zugesichert.

(5) Bis einschließlich 31.01.2027 ist die Nutzung von ERPanda für alle Kunden vollständig kostenfrei. Ab dem 01.02.2027 wird die Nutzung gemäß § 4 kostenpflichtig; der Anbieter informiert die Kunden hierüber spätestens vier Wochen vorher (bis zum 04.01.2027) in Textform. Der in § 5 geregelte Testzeitraum gilt für Registrierungen ab dem 01.02.2027.

(6) Schnittstellen zu Systemen und Datenformaten Dritter (z. B. ISS/MoveIT, DATEV, GAEB, ZUGFeRD/XRechnung, Datanorm) sind von den Vorgaben der jeweiligen Drittanbieter abhängig. Ändert ein Drittanbieter sein System oder Datenformat (z. B. die Struktur einer Import-/Exportdatei), ist der Anbieter nicht verpflichtet, die betroffene Schnittstelle anzupassen oder ihre Funktionsfähigkeit wiederherzustellen; er wird sich jedoch im Rahmen des wirtschaftlich Zumutbaren um eine Aktualisierung bemühen. Entfällt die Funktionsfähigkeit einer als Add-on gebuchten Schnittstelle dauerhaft, kann der Kunde das betroffene Add-on gemäß § 6 Abs. 2 deaktivieren; ab dem folgenden Abrechnungsstichtag entfällt insoweit die Vergütung.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von ERPanda auf der Website des Anbieters stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung an den Kunden, ein Angebot abzugeben.

(2) Mit Absenden des Registrierungs- bzw. Bestellformulars gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Anbieter dieses Angebot durch Freischaltung des Zugangs oder ausdrückliche Bestätigung per E-Mail annimmt.

§ 4 Preise, Abrechnung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Nutzung von ERPanda erfolgt im Rahmen eines nutzungsabhängigen Abonnements („Pay-per-Use“). Maßgeblich für die Höhe der monatlichen Vergütung ist die Anzahl der zum jeweiligen Abrechnungsstichtag aktiven Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugänge (Lizenzen) sowie die zu diesem Zeitpunkt gebuchten Zusatzfunktionen (Add-ons).

(2) Die monatliche Vergütung setzt sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen (jeweils netto, zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer):

Die Höhe der jeweiligen Preise ergibt sich aus der aktuellen Preisübersicht auf der Website des Anbieters (erpanda.de) sowie aus der Kostenübersicht im ERPanda-Kundenkonto; maßgeblich sind die zum jeweiligen Abrechnungsstichtag gültigen Preise. Der Kunde sieht in seinem Kundenkonto jederzeit eine aktuelle Kostenübersicht einschließlich einer Vorschau der zum nächsten Abrechnungsstichtag anfallenden Vergütung.

(3) In der monatlichen Vergütung sind die Nutzung der Software, der Basis-Support sowie ein Speicherkontingent von 10 GB je Konto enthalten. Zusätzlicher Speicherplatz kann in Schritten von je 500 GB als kostenpflichtiges Add-on gebucht werden; es gelten die Preise gemäß Abs. 2. Die Abrechnung des Zusatzspeichers folgt der Stichtagslogik gemäß Abs. 4 und 5.

(4) Abrechnungsstichtag ist stets der 1. Kalendertag eines Monats. Für die Rechnung eines Monats ist der zu diesem Stichtag aktive Bestand an Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugängen sowie gebuchten Add-ons maßgeblich.

(5) Werden im Laufe eines Monats weitere Büromitarbeiter- oder App-Nutzer-Zugänge angelegt oder Add-ons gebucht, stehen diese dem Kunden bis zum Ende des betreffenden Monats zur Verfügung, ohne dass hierfür bereits eine anteilige Vergütung anfällt; sie werden vielmehr zusammen mit dem Bestand zum nächsten Abrechnungsstichtag abgerechnet (vorbehaltlich des Add-on-Testzeitraums gemäß § 5 Abs. 2).

(6) Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugänge sowie Add-ons können jederzeit einzeln deaktiviert werden; die Deaktivierung wirkt gemäß § 6 Abs. 2 zum Ende des laufenden Monats.

(7) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit Wirkung zum Beginn eines Kalendermonats anzupassen. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail oder im Kundenkonto) angekündigt; für bereits abgerechnete Zeiträume gelten sie nicht. Da der Vertrag jederzeit zum Ende eines Kalendermonats kündbar ist (§ 6), kann der Kunde bis zum Wirksamwerden einer Preiserhöhung kündigen.

(8) Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. Mit Vertragsschluss autorisiert der Kunde den Anbieter, die jeweils fälligen Beträge über Mollie einzuziehen bzw. abzurechnen. Es gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen von Mollie.

(9) Rechnungen werden dem Kunden elektronisch bereitgestellt und GoBD-konform archiviert (lückenlose Nummernkreise, Unveränderlichkeit nach Ausstellung, Nachvollziehbarkeit).

(10) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zu ERPanda bis zum Ausgleich der offenen Forderungen einzuschränken oder zu sperren; das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

§ 5 Testzeitraum

(1) Bei Ersteinrichtung eines Kontos steht dem Kunden ein kostenloser Testzeitraum von 30 Tagen zuzüglich der Differenztage bis zum darauffolgenden 1. eines Kalendermonats zur Verfügung. Innerhalb dieses Testzeitraums kann der Kunde den vollen Funktionsumfang von ERPanda nutzen und die benötigten Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugänge einrichten, ohne dass hierfür eine Vergütung anfällt. Beispiel: Registriert sich der Kunde am 15. Januar, enden die 30 Tage am 14. Februar; der Testzeitraum verlängert sich um die Differenztage bis zum 1. März, sodass die erste Abrechnung zum 1. März erfolgt.

(2) Für Add-ons gilt unabhängig von Abs. 1 ein gesonderter Testzeitraum von 14 Tagen ab Aktivierung des jeweiligen Add-ons, innerhalb dessen keine Vergütung anfällt. Wird das Add-on nicht innerhalb dieser 14 Tage deaktiviert, wird es ab dem nächsten Abrechnungsstichtag gemäß § 4 kostenpflichtig.

§ 6 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag über die Nutzung von ERPanda wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Der Kunde kann einzelne Büromitarbeiter- und App-Nutzer-Zugänge sowie Add-ons jederzeit ohne Einhaltung einer Frist über sein ERPanda-Kundenkonto deaktivieren. Die Deaktivierung wird zum Ende des Kalendermonats wirksam, in dem sie erklärt wurde; bereits abgerechnete Monate werden nicht anteilig erstattet.

(3) Der gesamte Vertrag (vollständige Kündigung des Kontos) kann von beiden Parteien jederzeit zum Ende eines Kalendermonats in Textform gekündigt werden (z. B. per E-Mail an mail@erpanda.de).

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Nach vollständiger Kündigung des Vertrags bleiben die Daten des Kunden für einen Zeitraum von 10 Jahren ab Vertragsende gespeichert, um den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere GoBD) nachzukommen. Während dieses Zeitraums hat der Kunde jederzeit die Möglichkeit, seine Daten zu exportieren. Nach Ablauf der 10 Jahre werden die Daten nach freiem Ermessen des Anbieters gelöscht.

(6) Der Anbieter behält sich vor, das Angebot ERPanda insgesamt einzustellen, insbesondere wenn eine wirtschaftlich tragfähige Fortführung des Dienstes nicht mehr möglich ist. Eine Einstellung kündigt der Anbieter den Kunden mit einer Frist von mindestens drei Monaten in Textform an. Bereits gezahlte Entgelte für Zeiträume nach dem Einstellungstermin werden erstattet. Für den Datenexport und die Datenaufbewahrung gilt Abs. 5 entsprechend, sodass der Kunde seine Daten rechtzeitig vor und auch nach der Einstellung sichern kann.

§ 7 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Vertraulichkeit seiner Zugangsdaten verantwortlich und hat den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn ein Verdacht auf missbräuchliche Nutzung seines Zugangs besteht.

(2) Der Kunde verpflichtet sich, ERPanda nicht in einer Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht, Rechte Dritter oder diese AGB verstößt.

(3) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit und Richtigkeit der von ihm in ERPanda eingegebenen Daten (insbesondere Rechnungs-, Kunden- und Auftragsdaten) selbst verantwortlich.

§ 8 Verfügbarkeit, Wartung und Support

(1) Der Anbieter ist bemüht, eine Verfügbarkeit von ERPanda im Jahresmittel von 99 % zu gewährleisten. Hiervon ausgenommen sind Zeiten, in denen ERPanda aufgrund von Wartungsarbeiten, Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (höhere Gewalt) oder aufgrund von Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, nicht erreichbar ist.

(2) Der Anbieter kündigt geplante Wartungsarbeiten, soweit zumutbar, mit angemessenem zeitlichem Vorlauf an.

(3) Zur Erbringung des Supports und zur Wartung des Systems ist der Anbieter berechtigt, auf das Kundenkonto einschließlich des Dashboards und der darin gespeicherten Daten zuzugreifen, insbesondere wenn (a) der Kunde einen konkreten Fehler meldet und um Unterstützung bittet (technischer Support) oder (b) eine technische Störung oder ein kritischer Fehler — etwa in der Datenbank — eine manuelle Analyse oder Behebung erfordert (Systemwartung). Der Zugriff erfolgt jeweils nur in dem für den konkreten Zweck erforderlichen Umfang.

(4) Sämtliche Daten und Geschäftsinformationen des Kunden, von denen der Anbieter im Rahmen solcher Zugriffe Kenntnis erlangt, werden streng vertraulich behandelt, nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich zur Fehleranalyse, Fehlerbehebung und Systempflege verwendet. Die datenschutzrechtlichen Regelungen, insbesondere die Auftragsverarbeitung gemäß § 10, bleiben unberührt.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie im Falle der Übernahme einer Garantie.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung von Mitarbeitern, Vertretern und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(4) Der Anbieter erstellt regelmäßig Sicherungskopien (Backups) der Kundendaten, übernimmt hierfür jedoch keine Gewähr. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter – unbeschadet der Regelungen in Abs. 1 – nicht. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, die von ihm in ERPanda gespeicherten Daten in eigener Verantwortung regelmäßig zu sichern bzw. zu exportieren.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden im Rahmen der Vertragsdurchführung gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen sowie der auf der Website abrufbaren Datenschutzerklärung.

(2) Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung von ERPanda personenbezogene Daten Dritter (z. B. eigener Kunden) verarbeitet und der Anbieter hierbei als Auftragsverarbeiter tätig wird, schließen die Parteien einen gesonderten Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 11 Buchhaltungs- und Steuerfunktionen; Transaktionsdaten

(1) Im Rahmen des Buchhaltungsmoduls stellt der Anbieter Funktionen bereit, die den Kunden bei der laufenden betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Organisation unterstützen, insbesondere die Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA), der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und eines Anlagenverzeichnisses mit Abschreibungen (AfA) sowie den Export dieser Daten in für ELSTER bzw. DATEV nutzbare Formate (nachfolgend „Buchhaltungsfunktionen“).

(2) Die Buchhaltungsfunktionen dienen ausschließlich der Vorbereitung und Unterstützung der eigenen Buchführung und Steuererklärung des Kunden. Sie stellen keine Steuerberatung, Rechtsberatung oder sonstige verbindliche Auskunft im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar und ersetzen nicht die Prüfung durch einen Steuerberater oder eine andere zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen befugte Person. Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und steuerliche Zulässigkeit der erzeugten Auswertungen, Meldungen und Exporte selbst verantwortlich, insbesondere weil branchen- oder unternehmensspezifische Besonderheiten durch die Software nicht in jedem Fall automatisiert zutreffend abgebildet werden können. Der Anbieter empfiehlt, sämtliche Auswertungen vor ihrer Verwendung — insbesondere vor Übermittlung an das Finanzamt oder Weitergabe an Dritte — durch einen Steuerberater prüfen zu lassen.

(3) Der Kunde kann Bankkonten und die zugehörigen Umsätze („Transaktionsdaten“) wahlweise per manuellem CSV-Import einspielen oder über die Schnittstelle des Drittanbieters finapi automatisiert abrufen lassen. Für die Anbindung über finapi gelten ergänzend dessen Nutzungsbedingungen; die Legitimation gegenüber finapi bzw. dem kontoführenden Institut erfolgt durch den Kunden selbst. Der Anbieter hat keinen Einfluss auf Verfügbarkeit, Aktualität und Vollständigkeit der von finapi bereitgestellten Daten.

(4) Unabhängig vom Importweg übernimmt der Anbieter keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität importierter Transaktionsdaten sowie für automatische Vorschläge zur Zuordnung oder Kategorisierung von Transaktionen zu Belegen, Rechnungen oder Buchungen. Diese Vorschläge sind vom Kunden eigenverantwortlich zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren, bevor sie übernommen werden. Der Kunde bleibt für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher (insbesondere GoBD) auch insoweit selbst verantwortlich.

(5) Für Ansprüche im Zusammenhang mit den Buchhaltungsfunktionen und Transaktionsdaten gelten ergänzend die Haftungsregelungen gemäß § 9.

§ 12 Änderung dieser AGB

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder aus vergleichbar gewichtigen Gründen erforderlich ist. Der Kunde wird über Änderungen mit angemessener Frist in Textform informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter weist den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf sein Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hin.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

Stand: September 2026